Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty khác quận như thế nào?

1. Địa chỉ đăng ký trụ sở công ty có quan trọng không?

• Thông tin địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp có ghi nhận trên các giấy tờ của doanh nghiệp bao gồm: Thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin nhận thông báo thuế trên hệ thống thông tin doanh nghiệp, thông tin trên hóa đơn đỏ của công ty, thông tin quận huyện trên mẫu dấu của doanh nghiệp, thông tin trên các loại giấy phép con do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp. Như vậy địa chỉ trụ sở công ty sẽ quyết định các vấn đề sau:
• Xác lập thẩm quyền quản lý doanh nghiệp đối với chi cục thuế, chi cục quản lý thị trường và các cơ quan nhà nước quản lý trực tiếp địa bàn mà công ty đặt trụ sở chính.
• Là địa điểm ghi nhận trên hợp đồng ký kết và các công văn, giấy tờ gửi cho bên thứ 3.
• Là địa chỉ tiếp nhận thông tin phản hồi từ bên thứ 3, cơ quan nhà nước, khách hàng nếu công ty không đăng ký một địa chỉ khác cho các chức năng hoạt động chuyên biệt này.
• Do đó khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty bạn cần lưu ý đến việc cần cập nhật đối với các giấy tờ liên quan của doanh nghiệp.

2. Điều kiện lựa chọn địa chỉ đăng ký trụ sở công ty?

• Địa chỉ đặt trụ sở công ty được coi là hợp pháp khi doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu sau:
• Thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế. Đây cũng là thủ tục cần làm ngay khi công ty chuyển trụ sở chính sang địa chỉ khác.
• Có đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như: Hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, hợp đồng mua bán nhà đất,...
• Thực hiện đúng quy định về treo biển hiệu công ty và các quy định khác về quảng cáo.
• Địa chỉ phù hợp với nội dung hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiêu chí này rất quan trọng với các công ty có chức năng giáo dục như trung tâm ngoại ngữ, trung tâm tư vấn du học bởi quy trình xin giấy phép tại Sở giáo dục luôn yêu cầu doanh nghiệp xin xác nhận của UBND phường xã về việc địa chỉ phù hợp với quy hoạch địa phương về giáo dục.
• Hoặc các công ty sản xuất, gia công hàng hóa đương nhiên không thể đặt trụ sở tại tòa nhà văn phòng.

3. Thay đổi trụ sở công ty khác quận và cùng quận có gì khác biệt?

• Công ty vốn đầu tư nước ngoài hoặc công ty có triển khai dự án đầu tư thuộc thẩm quyền quản lý của cục thuế tỉnh, thành phố nên khi thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng tỉnh, thành phố thì không thay đổi cơ quan quản lý thuế. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp Việt Nam thông thường chịu sự quản lý của chi cục thuế quận, huyện thì việc thay đổi trụ sở công ty khác quận sẽ đồng thời với việc thay đổi cơ quan quản lý thuế, điều này phát sinh thủ tục chốt thuế tại chi cục thuế cũ trước khi nộp hồ sơ đăng ký thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh. Đây cũng chính là điểm khác biệt trong thủ tục chuyển trụ sở doanh nghiệp trong cùng một quận và chuyển trụ sở công ty khác quận.

4. Thay đổi trụ sở công ty có được sử dụng hóa đơn đỏ cũ

• Trên hóa đơn hiện tại của doanh nghiệp có thông tin địa chỉ trụ sở chính chi tiết. Do đó khi thay đổi trụ sở doanh nghiệp phải thông báo với chi cục thuế về việc công ty thay đổi mẫu hóa đơn đang sử dụng. Đối với:
• Công ty tiếp tục sử dụng hóa đơn đỏ cũ thì doanh nghiệp phải khắc thêm dấu địa chỉ mới để đóng vào hóa đơn đồng thời thông báo với cơ quan quản lý thuế việc doanh nghiệp thay đổi mẫu hóa đơn.
• Công ty đặt in lại hóa đơn hoặc đăng ký mua lại hóa đơn tại Chi cục thuế thì phải làm thủ tục thông báo hủy hóa đơn cũ với lý do hủy là do thay đổi địa chỉ công ty.

5. Thay đổi địa chỉ công ty có phải hủy dấu công ty cũ không?

• Con dấu công ty hiện tại đóng vai trò quan trọng với các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp chưa hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán. Do đó mọi doanh nghiệp đều quan tâm đến việc khi thay đổi trụ sở chính công ty có phải hủy dấu? Để trả lời câu hỏi này thì phải dựa vào tình trạng con dấu hiện tại của doanh nghiệp, cụ thể:
• Các công ty sử dụng con dấu do công an cấp trước ngày 01/07/2015, hoặc các công ty khắc dấu theo mẫu cũ đều ghi nhận thông tin quận, huyện trên con dấu. Nếu vậy khi thay đổi địa chỉ sang quận, huyện khác sẽ phải thay đổi con dấu doanh nghiệp.
• Các công ty khắc dấu theo quy định mới không có thông tin về quận, huyện trên con dấu thì chỉ phải thay đổi con dấu khi doanh nghiệp đăng ký chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác mà thôi.
• Vậy khi thay đổi con dấu công ty, doanh nghiệp có phải thực hiện thủ tục hủy dấu tại công an không? Qua quá trình triển khai dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh cho các doanh nghiệp tại các tỉnh luật sư thấy rằng: Tất cả các tỉnh đều thống nhất hồ sơ đăng ký thay đổi mẫu dấu gồm có biểu mẫu ban hành theo thông tư 02/2019/TT-BKHĐT; Thêm vào đó chỉ một số các tỉnh như Hưng Yên, Hải Dương,... mới yêu cầu doanh nghiệp nộp kèm giấy xác nhận của công an về việc công ty hủy con dấu hiện tại. Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP có quy định doanh nghiệp phải hủy dấu cũ khi thay đổi con dấu, nhưng hủy vào thời gian nào và có phải xuất trình xác nhận hủy dấu khi làm thủ tục thay đổi mẫu con dấu doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh hay không lại tùy thuộc vào quy trình giải quyết của từng địa phương. 

6. Vướng mắc khi thay đổi trụ sở chính công ty khác quận

• Thông thường các doanh nghiệp không gặp khó trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, điểm vướng mắc thường đến từ việc không hiểu rõ quy định pháp luật, cụ thể: Vướng mắc do trong quá trình từ thời điểm chốt hóa đơn đã sử dụng đến thời điểm hoàn thành thủ tục chuyển trụ sở doanh nghiệp không xuất được hóa đơn dẫn đến việc kinh doanh bị đảo lộn; Vướng mắc về việc không nắm được điều kiện của nhà đất được dùng làm trụ sở chính doanh nghiệp theo Luật doanh nghiệp 2014 dẫn đến việc khi chốt xong thuế nhưng không hoàn thành được thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh,...
• Với công ty Luật Tân Hoàng Invest, mọi vướng mắc của doanh nghiệp đều được luật sư lường trước và tư vấn cho bạn biết nên làm gì và làm như thế nào để việc chuyển trụ sở không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quý khách hàng có yêu cầu báo giá dịch vụ thay đổi trụ sở công ty trọn gói theo các thông tin dưới đây để được tư vấn báo giá chi tiếtt