Lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh

1. Về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp

• Khác với quy định của Luật doanh nghiệp 2005, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, có hiệu lực từ ngày 01/07/2015 và hiện vẫn là cơ sở pháp lý áp dụng cho thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2019. Năm 2019, khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ được cấp một trong hai giấy tờ pháp lý là: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Các trường hợp doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh bao gồm:

• Tên công ty
• Địa chỉ trụ sở
• Vốn điều lệ
• Người đại diện theo pháp luật. (Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên).

Các trường hợp doanh nghiệp được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh liên quan đến các nội dung:

• Thay đổi ngành nghề kinh doanh,
• Thay đổi danh sách cổ đông
• Sở dĩ theo quy định pháp luật hiện hành thì trên Giấy chứng nhân đăng ký doanh nghiệp hiện nay không ghi nhận nội dung ngành nghề kinh doanh, danh sách cổ đông. Do đó, khi doanh nghiệp có sự thay đổi các nội dung này Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ chỉ cấp thêm Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp với các thông tin về: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, ngành nghề đăng ký kinh doanh và thông tin cổ đông.
• Hiện nay, cơ quan đăng ký kinh doanh không thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gốc đã cấp các lần trước. Do đó, khi thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp doanh nghiệp cần lưu giữ lại các bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được cấp trước đây.

2. Thay đổi nội dung phải khắc lại con dấu pháp nhân của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp được tự chọn mẫu dấu và số lượng. Doanh nghiệp không phải hủy con dấu cũ vì theo quy định mới doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng và hình thức, nội dung dấu pháp nhân của đơn vị mình. Tuy nhiên, sau khi khắc dấu pháp nhân với đơn vi khắc dấu doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu và công bố mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Do đó, từ ngày 01/07/2015 doanh nghiệp không còn có giấy chứng nhận mẫu dấu do cơ quan công an cấp như trước đây nữa thay vào đó là văn bản Công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia.

3. Thủ tục công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia

• Sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày thay đổi và là thủ tục bắt buộc phải thực hiện. Để thuận lợi cho doanh nghiệp, khi Luật Tân Hoàng Invest thực hiện dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp sẽ hỗ trợ miễn phí thủ tục công bố thông tin. Doanh nghiệp không phải trả phí cho Luật Tân Hoàng Invest mà chỉ phải đóng lệ phí nhà nước thu là 500.000 đồng.

4. Các thông tin về địa điểm kinh doanh, chi nhánh, Văn phòng đại diện cũ được thành lập và chưa thay đổi trước ngày 01/07/2015:

• Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp sẽ không thể hiện các thông tin về địa điểm kinh doanh, chi nhánh, Văn phòng đại diện cũ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Hiện nay đối với các thông tin về  về địa điểm kinh doanh, chi nhánh, Văn phòng đại diện cũ chỉ thể hiện trên hệ thống đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế mà không thể hiện trên giấy tờ pháp lý cấp cho doanh nghiệp và hiện cũng chưa có quy định xác nhận các thông tin cũ này.

5. Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh:

• Khi doanh nghiệp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sẽ được cấp giấy chứng nhận riêng, khác giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ trước đây thông tin của địa điểm kinh doanh được cấp cùng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

6. Khi thay đổi các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh doanh nghiệp cần chú ý:

• Chứng minh thư nhân dân của các cổ đông, thành viên nếu hết hạn phải đổi lại mới có thể thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh;
• Địa chỉ trụ sở thay đổi do thay đổi địa giới hành chính phải thay đổi lại trong hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh. Nhà chung cư, nhà tập thể không được dung làm trụ sở khi đăng ký thành lập, thay đổi trụ sở chính, địa điểm kinh doanh, địa chỉ của văn phòng đại diện, chi nhánh công ty.
• Khi thay đổi chuyển nhượng vốn nên ưu tiên thực hiện chuyển khoản qua tài khoản số vốn chuyển nhượng (đối với cá nhân) và bắt buộc thực hiện chuyển khoản (đối với doanh nghiệp góp vốn vào doanh nghiệp) . Sau khi chuyển nhượng vốn bên chuyển nhượng phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân khi chuyển nhượng vốn. Đối với công ty cổ phần khi các bên chuyển nhượng ngang giá vẫn phải nộp thuế là 0,1% giá trị chuyển nhượng.
• Khi thay đổi trụ sở công ty, địa chỉ văn phòng địa diện, chi nhánh công ty doanh nghiệp có trụ sở tại Hà Nội cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại quận cũ trước khi tiến hành nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi tên doanh nghiệp, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ TNHH thành cổ phẩn và ngược lại thì mã số doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên.
• Các thông tin về cổ đông/ thành viên; thông tin chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;…. Nếu có sự thay đổi cần trao đổi cụ thể với Luật Tân Hoàng Invest để được tư vấn chi tiết hơn và có các lưu ý đặc biệt.